Telefonservice und Telefondienst von TopBüro

Sie sind nicht im Büro oder wollen nicht gestört werden? Dann leiten Sie Ihr Telefon ganz einfach per Anrufweiterschaltung (AWS) zum Telefonservice TopBüro um. Die TopBüro-Sekretärinnen nehmen die eingehenden Anrufe in Ihrem Firmennamen entgegen und informieren Sie über die Gesprächsinhalte.

Mit dem Telefonservice von TopBüro sind Sie für Ihre Kunden von 7.00-19.00 Uhr (Montag bis Freitag) erreichbar. In diesen Zeiten können Sie immer, wenn Sie selbst nicht erreichbar sind, Ihren TopBüro-Telefonservice ganz einfach per Knopfdruck aktivieren.

Die Anrufannahme erfolgt durch Ihre virtuelle Sekretärin bei TopBüro. Dadurch können Sie zu jeder Zeit sicher sein, dass Ihre Kunden einen kompetenten Ansprechpartner und nicht nur einen unpersönlichen Anrufbeantworter erreichen.

Beim Telefonservice TopBüro werden Ihre Anrufer in Ihrem Namen begrüßt

Schon beim ersten Klingeln sehen die TopBüro-Sekretärinnen mit Hilfe des speziell für unseren Telefonservice entwickelten EDV-Systems, dass der Anruf für Ihr Unternehmen eingeht, und können so auf umfangreiche Unternehmensdaten, wie z. B. den Meldetext Ihres Unternehmens zugreifen.

Meldetext Telefondienst
Ihre Anrufer werden in Ihrem Firmennamen begrüßt.

Durch die komfortable und umfangreiche EDV-Unterstützung können sich die Sekretärinnen beim Telefondienst für Ihre Firma immer auf das Wesentliche konzentrieren: die Wünsche und Anliegen Ihrer Kunden!

Der Telefondienst TopBüro kennt Ihr Unternehmen

Eine gute Sekretärin weiß über alle grundlegenden Informationen des Unternehmens Bescheid. Dies gilt auch für Ihre externe Sekretärin bei TopBüro. Ob es sich um Produkt- oder Dienstleistungserklärungen, die Wegbeschreibung, verschiedene Ansprechpartner oder Ihre eMail-Adresse handelt - die TopBüro-Sekretärinnen geben beim Telefondienst schnell und kompetent Auskunft.

Telefonservice - Ansprechpartner
Alle Ansprechpartner Ihres Unternehmens auf einen Blick.

Und weil die TopBüro-EDV so schnell und bedienungsfreundlich ist, wird jeder Anrufer über Ihre gut informierte Sekretärin nur staunen können und gar nicht auf die Idee kommen, dass er mit einem externen Telefonservice verbunden ist.

Über den TopBüro Telefonservice können Sie Informationen an Ihre Anrufer weitergeben

Möchten Sie einem Kunden etwas Wichtiges ausrichten, aber Sie telefonieren immer aneinander vorbei? Wir notieren Ihre Nachricht, und wenn der betreffende Kunde anruft, geben wir Ihre Information an ihn weiter. So sparen Sie sich viel Zeit und vielleicht auch mal Ärger, denn Sie wissen genau, dass sich Ihre Sekretärinnen bei TopBüro um alles kümmern werden.

Der individuelle Telefondienst für Ihre VIPs

Die individuelle Betreuung für besonders wichtige Kunden (VIPs) ist für uns selbstverständlich. Legen Sie für bestimmte Anrufer besondere Verhaltensweisen fest, so dass die TopBüro-Sekretärinnen diese immer ganz nach Ihren Wünschen behandeln können. Ob nun einer Ihrer VIPs gerne über das Wetter redet, launisch ist oder auf keinen Fall nach der Telefonnummer gefragt werden darf, wissen die Sekretärinnen sofort und können individuell darauf reagieren.

Alle Ihre Anrufer im Blick

Alle Gespräche werden in Ihrer Anruferliste gespeichert. Rufen Ihre Anrufer häufiger an, müssen sich die TopBüro-Sekretärinnen nicht jedes Mal den Namen neu buchstabieren lassen oder nach der Telefonnummer fragen. Sie können sich ggf. sogar auf vorherige Gespräche beziehen die bereits vom Telefonservice entgegengenommen wurden. Dies hat einen reibungslosen Ablauf zur Folge, und Ihr Kunde muss nicht immer wieder dieselben Informationen durchgeben.

Mit dem TopBüro Telefonservice sind Sie immer über Ihre Anrufer informiert

Nach jedem Anruf werden von den TopBüro-Sekretärinnen Ansprechpartner, Firma und Telefonnummer sowie der Gesprächsinhalt in die EDV aufgenommen. Diese Mitteilung wird Ihnen, wann immer Sie es wünschen und unabhängig davon, wo Sie sich gerade aufhalten, per Fax, eMail oder SMS übermittelt. So sind Sie auch auf längeren Geschäftsreisen, im Urlaub und in der Mittagszeit immer aktuell und vor Ort über alle Anrufe informiert. Wir stellen Ihnen diese Informationen natürlich auch über das Internet zur Verfügung. So können Sie sich jederzeit über die vom Telefonservice entgegengenommenen Gespräche informieren.

Außerhalb der Telefonservice-Geschäftszeiten

steht Ihnen das Voice-System, der individuelle Anrufbeantworter von TopBüro, zur Verfügung. Das Voice-System nimmt alle Ihre Gespräche entgegen, und wie Sie es von TopBüro gewohnt sind, können Sie auch das Voice-System ganz individuell konfigurieren. Das Beste daran ist, dass Sie Ihr Voice-System zu jeder Zeit auch selbst abhören, pflegen und konfigurieren können. Natürlich können Sie die Pflege des Voice-Systems auch Ihrer TopBüro-Sekretärin überlassen.

Sicherheit wird groß geschrieben beim Telefonservice TopBüro

Wir arbeiten mit Ihren sensiblen Kundendaten, und dieser Verantwortung sind wir uns voll bewusst. Alle Zugriffe auf Ihre Kundendaten, wie z. B. das Ändern von Übermittlungsseinstellungen oder die telefonische Abfrage von Mitteilungen sind passwortgeschützt. Alle Mitarbeiter beim Telefonservice TopBüro unterzeichnen eine Verschwiegenheitserklärung, und jeder Zugriff auf Ihre Daten kann aufgrund detaillierter Protokollfunktionen genaustens nachvollzogen werden.

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Gerne senden wir Ihnen unverbindlich
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und/oder auf dem Postweg zu.
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