Produkt / Telefonservice

Sie sind nicht im Büro oder wollen nicht gestört werden? Dann leiten Sie Ihr Telefon ganz einfach per Anrufweiterschaltung (AWS) zum Telefonservice TopBüro um. Die TopBüro-Sekretärinnen nehmen die eingehenden Anrufe in Ihrem Firmennamen entgegen und informieren Sie über die Gesprächsinhalte.

Schon beim ersten Klingeln

sehen die TopBüro-Sekretärinnen mit Hilfe des speziell für unseren Telefonservice entwickelten EDV-Systems, dass der Anruf für Ihr Unternehmen eingeht und können so auf umfangreiche Unternehmensdaten, wie z.B. den Meldetext Ihres Unternehmens, zugreifen.

Durch die komfortable und umfangreiche EDV-Unterstützung können sich die Sekretärinnen bei Ihren Anrufern immer auf das Wesentliche konzentrieren: die Wünsche und Anliegen Ihrer Kunden!

Eine gute Sekretärin

weiß über alle grundlegenden Informationen des Unternehmens Bescheid. Die gilt auch für eine externe Sekretärin bei einem Telefonservice wie TopBüro. Ob es sich um Produkt- oder Dienstleistungserklärungen, die Wegbeschreibung, verschiedene Ansprechpartner oder Ihre eMail-Adresse handelt - die TopBüro-Sekretärinnen geben schnell und kompetent Auskunft.

Und weil die TopBüro-EDV so schnell und bedienungsfreundlich ist, wird jeder Anrufer über Ihre gut informierte Sekretärin nur staunen können und gar nicht auf die Idee kommen, das er mit einem externen Telefonservice verbunden ist.

Ihre neuen Bürozeiten

von 7.00 -19.00 Uhr (Montag bis Freitag) werden Ihre Kunden schnell zu schätzen wissen. In diesen Zeiten können Sie, immer wenn Sie selbst nicht erreichbar sind, Ihren TopBüro-Telefonservice ganz einfach per Knopfdruck aktivieren. So können Sie zu jeder Zeit sicher sein, dass Ihre Kunden einen kompetenten Ansprechpartner und nicht nur einen unpersönlichen Anrufbeantworter erreichen.

Möchten Sie einem Kunden

etwas Wichtiges ausrichten, aber Sie telefonieren immer aneinander vorbei? Wir notieren Ihre Nachricht, und wenn der betreffende Kunde anruft, geben wir Ihre Information an ihn weiter. So sparen Sie sich viel Zeit und vielleicht auch mal Ärger, denn Sie wissen genau, dass sich Ihre Sekretärinnen beim Telefonservice um alles kümmern werden.

Die individuelle Betreuung

für besonders wichtige Kunden (VIPs) ist für uns selbstverständlich. Legen Sie für bestimmte Anrufer besondere Verhaltensweisen fest, so dass die TopBüro-Sekretärinnen diese immer ganz nach Ihren Wünschen behandeln können. Ob nun einer Ihrer VIPs gerne über das Wetter redet, launisch ist oder auf keinen Fall nach der Telefonnummer gefragt werden darf, wissen die Sekretärinnen beim Telefonservice sofort und können individuell darauf reagieren.

Alle Gespräche

werden in Ihrer Anruferliste gespeichert. Rufen Ihre Anrufer häufiger an, müssen sich die TopBüro-Sekretärinnen nicht jedes Mal den Namen neu buchstabieren lassen oder nach der Telefonnummer fragen.

Sie können sich ggf. sogar auf vorherige Gespräche beziehen die bereits vom Telefonservice entgegengenommen wurden. Dies hat einen reibungslosen Ablauf zur Folge, und Ihr Kunde muss nicht immer wieder die gleichen Informationen durchgeben.

Nach jedem Anruf

werden von den TopBüro-Sekretärinnen Ansprechpartner, Firma und Telefonnummer sowie der Gesprächsinhalt in die EDV aufgenommen. Diese Mitteilung wird Ihnen, wann immer Sie es wünschen und unabhängig davon, wo Sie sich gerade aufhalten, per Fax, eMail oder SMS übermittelt. So sind Sie auch auf längeren Geschäftsreisen, im Urlaub und in der Mittagszeit immer aktuell und vor Ort über alle Anrufe informiert. Der Telefonservice stellt Ihnen diese Informationen natürlich auch über das Internet zur Verfügung. So können Sie sich jederzeit über die vom Telefonservice entgegengenommenen Gespräche informieren.

Außerhalb der Telefonservice-Geschäftszeiten

steht Ihnen das Voice-System, der individuelle Anrufbeantworter von TopBüro, zur Verfügung. Das Voice-System nimmt alle Ihre Gespräche entgegen, und wie Sie es von TopBüro gewohnt sind, können Sie auch das Voice-System ganz individuell konfigurieren. Das Beste daran ist, dass Sie Ihr Voice-System zu jeder Zeit auch selbst abhören, pflegen und konfigurieren können. Natürlich können Sie die Pflege des Voice-Systems auch Ihrer TopBüro-Sekretärin beim Telefonservice überlassen.

Sicherheit wird groß geschrieben

bei TopBüro. Wir arbeiten mit Ihren sensiblen Kundendaten und dieser Verantwortung sind wir uns voll bewusst. Alle Zugriffe auf Ihre Kundendaten, wie z.B. das Ändern von Übermittlungsseinstellungen oder die telefonische Abfrage von Mitteilungen sind passwortgeschützt.

Alle Mitarbeiter beim Telefonservice TopBüro unterzeichnen eine Verschwiegenheitserklärung, und jeder Zugriff auf Ihre Daten kann aufgrund detaillierter Protokollfunktionen genaustens nachvollzogen werden.