Tipps + Tricks / Anleitung VoiceSystem

Verwaltung des Voice-Systems

Bei der Verwaltung des Voice-Systems können zwischen zwei Varianten wählen:

1. Verwaltung durch die TopBüro-Sekretärinnen

Im Normalfall wird Ihr Voice-System von den TopBüro-Sekretärinnen gepflegt. Die aufgezeichneten Gespräche werden jeden Tag ab 12.00 Uhr aufgenommen und wie eine normale Mitteilung an Sie übermittelt. Für diese Leistung fallen die normalen Sekretariats- und Übermittlungsgebühren an.

2. Eigenverwaltung

Wenn Sie das Voice-System lieber selbst verwalten möchten, benachrichtigen Sie uns bitte schriftlich. Im folgenden wird die Handhabung des Voice-Systems erklärt. Falls noch Fragen offenbleiben, melden Sie sich bitte bei Ihren TopBüro-Sekretärinnen unter 0 52 51 · 17 29 16.

  1. Um zum Voice-System zu gelangen, wählen Sie bitte die Rufnummer
    0 52 51 · 17 29 1 - 4 1 8
  2. Sie werden gebeten, Ihre Kundennummer und Ihren PIN-Code einzugeben (Der PIN-Code ist nicht identisch mit dem Paßwort!).
  3. Das System informiert Sie über die Anzahl der neuen und der von Ihnen gespeicherten Anrufe.
  4. Danach werden Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten des Voice-Systems vorgestellt. Sie können einfach durch Auswahl über die Nummerntasten Ihres Telefons Ihre Anrufe abhören und löschen oder die Einstellung für Ihren Anrufbeantworter ändern.
  5. Wenn Sie Ihre neuen Anrufe abhören, werden Sie gebeten, diese zu speichern oder zu löschen. Falls Sie die Abfrage einfach beenden, bleiben die Mitteilungen erhalten. Sie werden weiterhin wie neue Anrufe behandelt.
  6. Sollten Sie eine falsche Funktion ausgewählt haben, wählen Sie einfach die "9", um wieder einen Schritt zurück zu gehen.
  7. Das System kann Sie auf Wunsch sofort über aufgezeichnete Gespräche per Fax, per SMS oder per eMail informieren. Hierfür werden die üblichen Übermittlungsgebühren berechnet.
  8. Alle gespeicherten Anrufe, die Sie nicht selbst löschen, werden mindestens für die Dauer von 30 Tagen gespeichert.

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