Artikel aus "impulse - OKTOBER 2010"

Helfende Hände aus dem Internet

Eine Sekretärin oder einen Vollzeitbuchhalter können sich viele Gründer nicht leisten. Müssen sie auch nicht. Viele Helfer lassen sich günstig auf Abruf buchen. impulse berichtet über Outsourcing-Angebote aus dem Web.

Beim Kunden und trotzdem erreichbar

Andreas Allruth kann sich so viel Freiheit nicht leisten. Der Unternehmensberater hat sich vor einem halben Jahr selbstständig gemacht. Er muss zu festen Zeiten verfügbar sein, sich bei Problemen sofort ins Auto setzen und zum Kunden fahren. Allerdings: Er ist oft im Gespräch und möchte währenddessen nicht ans Handy gehen. Zwar beschäftigt er fünf Mitarbeiter, doch auch die können nicht ständig telefonieren. Mit gut 360.000 Euro Umsatz rechnet Allruth für dieses Jahr, eine Sekretärin ist da noch nicht drin. Deshalb ist er auf einen Dienstleister ausgewichen. Bei TopBüro nehmen elf Telefondamen in seinem Namen Anrufe entgegen, richten Nachrichten aus und informieren ihn per SMS, wenn es bei einem Kunden brennt. So ist Allruth von sieben Uhr morgens bis neun Uhr abends erreichbar. "Meine Mitarbeiter und ich werden nicht aus unserer Arbeit gerissen, und meine Kunden fühlen sich gut betreut." Wie er sich dessen so sicher sein kann? "Ich habe bei einigen Kunden nachgefragt, ob ihnen beim Anrufen etwas aufgefallen ist. Sie waren ganz überrascht und sagten: Nein, warum?"

Eine solche Qualitätskontrolle ist durchaus sinnvoll, sagt Willi Oberlander vom Institut für Freie Berufe in Nürnberg: "Man muss die guten Anbieter am Markt finden." Dann würde es sich aber durchaus rechnen, Aufgaben abzugeben. Auch weil dadurch die eigene Arbeit strukturierter und effektiver werde. Statt ständig zu telefonieren oder E-Mails zu checken, rät Oberlander, nur dreimal täglich Kunden zurückzurufen, die ein Telefondienstleister notiert hat. Auch E-Mails sollten nur dreimal täglich beantwortet werden – und zwar ausschließlich die Anfragen, die ein virtueller Assistent nicht selbst erledigen kann wie ständig wiederkehrende Fragen zum Produkt.

Zum Delegieren muss man dem Partner vertrauen. Das kann auch mal schiefgehen. In Oberlanders Beratungsstunde saß einmal eine junge Frau, die Schulungen anbieten wollte. Zuerst ließ sie alle Anfragen von einem Telefondienstleister erledigen. Dann stieg die Zahl der Anrufe plötzlich stark an. Die Kunden wollten wissen, ob sie auch diese oder jene Schulung anbiete und ob das Training im November stattfinden könne statt im September. "Wenn ein Telefondienstleister dann noch 20, 30 andere Kunden bedienen muss und den Kalender der Dame nicht kennt, klappt das Outsourcing nicht", sagt Oberlander. Wer gezielt Nähe zu Kunden aufbauen will und mit spezifischen Fragen rechnet, sollte deshalb eher eigene Mitarbeiter einstellen – wie es die Gründerin später auch tat.

Dass Bürodienstleister nicht grenzenlos einsetzbar sind, musste auch Tobias Knoof erst lernen. Er hat bereits mehrere Anbieter von virtuellen Assistenten getestet – nicht immer mit einem positiven Ergebnis. Die größte Gefahrenquelle sei der Auftraggeber selbst. "Anfangs habe ich die Rechercheaufgaben sehr unkonkret formuliert", berichtet Knoof. "Es kann nicht gut gehen, wenn man sagt: Machen Sie mal, ich verlasse mich da ganz auf Ihre Kreativität.‘" Mittlerweile überlegt der Gründer genau, welches Ergebnis er erreichen möchte, und formuliert die Aufgabenstellungen präzise. Nach spätestens der Hälfte der Zeit lässt er sich Statusberichte zukommen. Und statt größerer, mehrtägiger Projekte vergibt er lieber Teilaufgaben. So kann er den Rechercheprozess besser kontrollieren. Ein weiterer Tipp: "Fordern Sie erst einmal Informationen zu den Referenzen und Fachgebieten des Assistenten an. So wissen Sie, ob er der Richtige für Sie ist." Auch deutschsprachige Assistenten aus China, Indien und Rumänien hat Knoof schon ausprobiert. Seine Erfahrung: "Da muss man die Aufgaben teilweise lang und breit erklären. Die Kommunikation ist schwieriger."

Wie weit kann man gehen? Wie viele On-Demand-Dienstleister lassen sich in ein Unternehmen integrieren? Rafael Kugel behauptet: sehr viele. Er hat seine erste Firma gemeinsam mit seinem früheren Professor Günter Faltin gegründet. Der ist eine Koryphäe auf dem Gebiet der Unternehmensgründung und empfiehlt Gründern, Outsourcing durchaus ins Extrem zu treiben, bis zum Null-Mann-Unternehmen. "Man braucht heute keinen Vertrieb mehr", sagt Faltin, "da gibt es Profis, die das übernehmen." Selbst die Produktion, sagt Faltin, könne man auslagern. Eigentlich könne man mit dem Laptop im Park sitzen und eine Firma gründen. Vor allem sollte man sich keinen teuren Apparat aufbauen.

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