Artikel aus "Ostwestfälische Wirtschaft 12-04"

Persönlicher Sekretariatsservice für kleinere Unternehmen

In der heutigen Zeit ist der telefonische Auftritt eines Unternehmens von großer Bedeutung, um Geschäftspartner optimal zu betreuen und potenzielle Neukunden von der Qualität einer Zusammenarbeit zu überzeugen. Der Anrufer erwartet eine kompetente Sekretärin am Telefon und keinen Anrufbeantworter oder die Weiterleitung auf das Handy. Während größere Firmen hierfür eine eigene Telefonzentrale einsetzen, kann dies für kleinere Unternehmen ein organisatorisches Problem und eine große finanzielle Belastung darstellen.

Bereits seit 1996 gibt es jedoch eine kostengünstige Alternative - einen telefonischen Sekretariatsservice, der bundesweit kleineren Unternehmen eine persönliche telefonische Sekretärin zur Verfügung stellt, die neben einer hohen fachlichen Kompetenz über einen ausgezeichneten Umgangston verfügt. Sollte er einmal unterwegs oder sehr beschäftigt sein, können alle Anrufe, die für seine Firma eingehen, auf den Telefonservice umgeleitet werden. Die Sekretärin meldet sich mit dem Namen des Unternehmens, so dass sich der Anrufer direkt mit der Firma seines Geschäftspartners verbunden fühlt.

Der Telefonservice wird durch ausgefeilte technische Abläufe unterstützt: Die eingehenden Anrufe für eine Firma werden mit der Anrufweiterschaltung (AWS) auf das telefonische Sekretariat umgeleitet. Die AWS ist inzwischen bei jeder Art von Telefonanschluss (analog, ISDN und Mobilfunk) möglich. Sie lässt sich ganz einfach mit einem simplen Tastendruck aktivieren oder deaktivieren. Die Sekretärinnen arbeiten mit einem sehr speziellen EDV-System und können aufgrund einer exakt auf das entsprechende Unternehmen zugeschnittenen Datenmaske auf umfangreiche Informationen über die jeweilige Firma zugreifen. Bereits während des Telefonats nehmen sie die Kontaktdaten des Anrufers in die EDV auf, formulieren die Gesprächsinhalte in einer kurzen Notiz und übermitteln diese ganz nach Wunsch per Fax, eMail oder SMS. Die Übermittlung verläuft automatisch über einen Kommunikationsserver, welcher die Daten nach Vorgaben des Kunden aufbereitet und selbständig versendet. Es ist außerdem möglich, weltweit via Internet auf alle Daten zuzugreifen oder die Informationen telefonisch bei den Sekretärinnen abzufragen. Außerdem kann der spezielle Sekretariatsservice auch als Telefonzentrale fungieren. In diesem Fall verbinden die Sekretärinnen die eingehenden Gespräche wieder zum Kunden und kündigen den Anrufer vorher an. Es besteht die Möglichkeit, eine Handynummer oder eine bestimmte Durchwahl in den Daten des eigenen Unternehmens zu hinterlassen, die in dringenden Fällen an den Anrufer weitergegeben werden darf. Soll die Nummer nicht bekannt werden, kann die Sekretärin den Anrufer per Handvermittlung darauf umleiten oder kontaktiert den Unternehmer selbst, um ihm das Anliegen seines Kunden mitzuteilen.

Die Nutzung des Büroservices ist viel günstiger, als man zunächst vielleicht denkt: Neben einer fixen monatlichen Grundgebühr werden dem Unternehmer lediglich die Kosten seiner eingehenden Anrufe sowie die anfallenden Gebühren für die Übermittlung von Gesprächsnotizen berechnet. Der geringe Kostenaufwand ist natürlich in keiner Weise mit den Personalkosten, die ihm mit der Anstellung einer Sekretärin in der eigenen Firma entstehen würden, zu vergleichen. Durch den telefonischen Sekretariatsservice erfährt der Unternehmer alle Vorteile einer eigenen Sekretärin, und diese präsentiert sein Unternehmen optimal nach außen. Der besondere Büroservice betreut inzwischen bundesweit mehrere hundert Unternehmen aus den verschiedenen Branchen.

Gregor Schröder/Nicole Schütte, TopBüro, Paderborn
Ostwestfälische Wirtschaft
OWi-Spezial, Sonderthema "Bürodienstleistungen", Dezember 2004

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