Artikel aus "Trainer-Kontaktbrief 3'97"

TKB Service Partner

Ein hervorragender Service
TopBüro - telefonisch optimal präsentiert
Gregor Schröder, Dipl.-Informatiker

Wer kennt nicht die alltägliche Situation: Sie sind im Training und Ihr Telefonanschluss ist nicht ständig durch qualifiziertes Personal besetzt. Sie schalten Ihren Anrufbeantworter ein und hören beim Abfragen oft nur ein "Piep". Wieder ein Zeichen dafür, dass jemand Sie sprechen wollte, aber aus verschiedenen Gründen keine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter hinterlassen hat.

TopBüro - für viele eine Lösung

Gerade professionelle Trainer können ihren Kunden weder einen Anrufbeantworter noch ein Handy zumuten. Da das Gesprächsaufkommen jedoch für eine ständige Bürokraft zu niedrig ist, müssen viele Trainer auf dieses Hilfsmittel zurückgreifen. Genau dieses Problem löst die Firma Schröder mit ihrem Produkt TopBüro. So leiten viele Trainer ihre Gespräche während ihrer Abwesenheit unmerklich für die Anrufer zu TopBüro um. Dort werden schon vor der Gesprächsannahme alle wichtigen Informationen im EDV-System angezeigt, so daß die Sekretärin sich mit dem jeweiligen Namen des Trainers melden kann. Aus Sicht des Anrufers meldet sich die persönliche Sekretärin des Trainers. Dem Anrufer werden Nachrichten übermittelt und Mitteilungen für die verschiedenen Ansprechpartner entgegengenommen. So können Anrufern zum Beispiel Informationen über aktuelle Seminare und Workshops gegeben werden.

Was leistet dieser Service?

In einer zweijährigen Entwicklungsarbeit gelang es dem TopBüro-Team, ein umfangreiches EDV-System zu kreieren, das den Anforderungen eines professionellen Telefonservice mehr als nur gerecht wird. Die rhetorisch einwandfrei geschulten Sekretärinnen nehmen die Gespräche im Firmennamen des TopBüro-Kunden - unmerklich für den Anrufer - entgegen und stehen täglich 12 Stunden, quasi per Knopfdruck, zur Verfügung. Jeder Trainer hat seine individuellen Sekretärinnen, da er durch die Vorgabe verschiedener Kriterien das Verhalten seiner Sekretärin bestimmen kann.

TopBüro und Trainer

Durch diesen Service wird das Erscheinungsbild als Trainer professionell aufgewertet und die Anrufer werden freundlich und persönlich durch die "eigene" Sekretärin in Empfang genommen. Gerade für Trainer ist TopBüro sehr interessant, da die Kosten gering und überschaubar sind. Außerdem fallen keine zusätzlichen Personalkosten durch Urlaub, Krankheit und Überstunden an. Bis vor einem Jahr galt TopBüro noch als Geheimtip für den erfolgreichen Trainer, denn durch TopBüro werden Trainer und Unternehmensberater aktiv durch eine telefonisch optimale Präsenz unterstützt. Inzwischen ist TopBüro unverzichtbare Hilfe und es ist nur eine Frage der Zeit, bis dieser Service ein fester Bestandteil im Arbeitsablauf eines jeden Trainers wird.

Ein einfaches Call-Center?

Die Dienstleistung TopBüro unterscheidet sich grundlegend von einem normalen Call-Center. Den Telefondamen in einem Call-Center geht es lediglich darum, in kurzer Zeit möglichst viele Gespräche abzuarbeiten. Anders ist das bei TopBüro. Alle Sekretärinnen kennen jede Firma die sie repräsentieren! Sowohl die Ansprechpartner als auch die einzelnen Gepflogenheiten der Firma sind ihnen bestens bekannt. Üblicherweise wird ein Unternehmen von einem Team aus 3 - 4 Sekretärinnen vertreten. Schon nach kurzer Zusammenarbeit weicht die Anonymität zwischen Trainer und TopBüro und zusammen bilden Sie ein erfolgreiches Team. Bei besonders wichtigen Anrufen kann ein Anruf auch direkt an einen beliebigen Telefonanschluss weiter vermittelt werden. Aber auch für besondere Anliegen haben die telefonischen Sekretärinnen immer ein Ohr und werden ihr Bestes versuchen, um jeden Kundenwunsch zu erfüllen. So werden unangenehme Anrufer abgewiesen und auch schon mal Termine für die TopBüro-Kunden verschoben.

Ohne EDV geht nichts

Die telefonischen Sekretärinnen müssen die Trainer optimal vertreten und benötigen deshalb umfangreiche und gut strukturierte Informationen über das jeweilige Unternehmen. So können die Damen durch einen Blick auf den Monitor erkennen, ob ein Ansprechpartner im Urlaub ist oder geben Auskunft über das aktuelle Trainings- und Seminarangebot. Das System ist so ausgelegt, daß alle Informationen jederzeit überschaubar in einer Windows-Umgebung präsentiert werden. Dies ist nur möglich, da alle Daten rein digital im EDV-System gespeichert sind. Dies hat den Vorteil, dass alle Informationen optimal aufbereitet an allen Gesprächsplätzen wiedergegeben werden können und ein Datenmißbrauch durch Personal fast unmöglich ist. Auch ist hierdurch die gleichzeitige Entgegennahme mehrerer Gespräche für ein Unternehmen kein Problem.

Informationsfluß

Alle für einen Trainer erfaßten Gespräche können z. B. per Fax an eine von ihm vorgegebene Telefaxnummer, zu einer beliebigen Uhrzeit, übermittelt werden. Hierbei sind die Daten so aufbereitet, daß dem Trainer auf einen Blick alle wichtigen Informationen wie Name, Firma, Datum, Uhrzeit, Bearbeiter, Telefon und Gesprächsinhalt zur Verfügung stehen.

Technische Voraussetzungen

War bis vor 3 Jahren die Nutzung des Services nur mittels einer ISDN-Verbindung möglich, so wird heute nur noch ein normaler Telefonanschluß und ein Faxgerät benötigt. Dies ist durch die Digitalisierung der Telekom ermöglicht worden. TopBüro bzw. die "persönliche" Sekretärin kann jederzeit durch einschalten der Anrufweiterschaltung zu TopBüro aktiviert oder deaktiviert werden.

Kontaktadresse:

TopBüro
Stettiner Str. 38
D-33098 Paderborn
Fon: 05251-17291-6
Fax: 05251-17291-9

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