Artikel aus "Wirtschaft aktuell IV/05"

TopBüro - der persönliche Sekretariatsservice für kleinere Unternehmen

Telefonische Sekretärin nimmt Gespräche im Firmennamen entgegen

Bereits seit 1996 nutzen bundesweit mehrere hundert Unternehmen aus verschiedenen Branchen den speziellen Büroservice der Firma TopBüro aus Paderborn.

Der telefonische Sekretariatsservice löst das Problem der Nicht-Erreichbarkeit auf eine sehr kostengünstige und zudem äußert professionelle Weise: Immer dann, wenn ein Unternehmer unterwegs oder sehr beschäftigt ist, leitet er alle Anrufe, die in dieser Zeit für seine Firma eingehen, auf TopBüro um. Hier nimmt seine telefonische Sekretärin die Gespräche mit dem individuellen Meldetext seines Unternehmens entgegen, so dass sich der Anrufer direkt mit der Firma seines Gesprächspartners verbunden fühlt.

Der Telefonservice von TopBüro wird durch ausgefeilte technische Abläufe unterstützt: Die für eine Firma eingehenden Anrufe werden mit der Anrufweiterschaltung (AWS) der Deutschen Telekom auf das telefonische Sekretariat umgeleitet.

Die AWS ist inzwischen bei jeder Art von Telefonanschluss (analog, ISDN und Mobilfunk) möglich. Sie lässt sich ganz einfach mit einem simplen Tastendruck aktivieren und deaktivieren.

Die TopBüro-Sekretärinnen arbeiten mit einem sehr speziellen EDV-System und können aufgrund einer exakt auf das entsprechende Unternehmen zugeschnittenen Datenmaske auf umfangreiche Informationen über die jeweilige Firma zugreifen. Bereits während des Telefonats nehmen sie die Kontaktdaten des Anrufers in die EDV auf, formulieren die Gesprächsinhalte in einer kurzen Notiz und übermitteln diese ganz nach Wunsch per Fax, eMail oder SMS.

Die Übermittlung verläuft automatisch über einen Kommunikationsserver, welcher die Daten nach Vorgaben des Kunden aufbereitet und selbständig versendet. Es ist außerdem möglich, weltweit via Internet auf alle Daten zuzugreifen oder die Informationen telefonisch bei den Sekretärinnen abzufragen.

Der spezielle Sekretariatsservice kann außerdem als Telefonzentrale fungieren. In diesem Fall verbinden die Sekretärinnen die eingehenden Gespräche wieder zum Kunden und kündigen den Anrufer vorher an. Es besteht die Möglichkeit, eine Handynummer oder eine bestimmte Durchwahl in den Daten des eigenen Unternehmens zu hinterlassen, die in dringenden Fällen an den Anrufer weitergegeben werden darf.

Soll die Nummer nicht bekannt werden, kann die Sekretärin den Anrufer per Handvermittlung darauf umleiten oder kontaktiert den Unternehmer selbst, um ihm das Anliegen seines Kunden mitzuteilen.

Es ist viel günstiger, das Serviceangebot von TopBüro zu nutzen, als man zunächst vielleicht denkt: Neben einer fixen monatlichen Grundgebühr werden dem Unternehmer lediglich die Kosten seiner eingehenden Anrufe sowie die anfallenden Gebühren für die Übermittlung von Gesprächsnotizen berechnet. Der geringe Kostenaufwand ist natürlich in keiner Weise mit den Personalkosten, die ihm mit der Anstellung einer eigenen Sekretärin entstehen würden, zu vergleichen.

Gregor Schröder / Nicole Schütte
TopBüro, Paderborn

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